Conoce qué es una centralita virtual y por qué la necesitas en tu negocio

Cuando diriges un negocio la atención al cliente es fundamental para la viabilidad y supervivencia de éste. Gestionar clientes, atenderlos como es debido y cubrir sus necesidades no siempre es una tarea sencilla. Para ello, se hace necesario contar con herramientas eficientes que te ayuden con la carga de trabajo y te hagan la vida más sencilla.

Gracias a la digitalización de los procesos, la gestión de la atención al cliente se convierte en una tarea mucho más sencilla de lo que era antes. Herramientas como las centralitas virtuales facilitan la vida de muchas personas, ayudándoles a cubrir necesidades de comunicación en cualquier momento del día y evitando la pérdida de clientes y ventas.

¿Quieres saber cómo es posible? En este artículo hablamos de qué es una centralita virtual, los tipos que existe, cómo funciona y por qué debería contratar una si tienes un negocio o empresa.

¿Qué es una centralita virtual?

Las centralitas virtuales son sistemas de telefonía avanzados, basados en la nube. Proporcionan, tanto a empresas como negocios, líneas de teléfono y numeraciones con el fin de gestionar de forma rápida y eficiente las llamadas entrantes y salientes.

Gracias a las centralitas virtuales, se puede controlar todo: crear extensiones para cada uno de los trabajadores o departamentos de la empresa, añadir cuantas líneas y números de teléfono sean necesarios, establecer un horario para atender a los clientes tanto con locución como de forma personal, automatizar llamadas para distribuirlas por departamentos, crear mensajes de bienvenida…

Además, las centralitas virtuales son totalmente aptas para el teletrabajo, ya que como hemos comentado antes, están basadas al 100% en la nube.

Sin duda, las centralitas virtuales se convierten en el epicentro de las comunicaciones de una empresa.

¿Cómo funciona una centralita virtual?

Cada departamento o trabajador dispone de una extensión interna, lo cual permite que entre compañeros puedan realizar llamadas dentro de la empresa. A su vez, esta centralita puede recibir llamadas exteriores, que mediante marcación rápida pueden ser derivadas a la persona correspondiente.

Cada una de las extensiones configuradas en la centralita virtual, está conectada a Internet. De esta forma, cada llamada es cursada a través de la conexión a Internet. Esto es lo que posibilita que se puede teletrabajar desde casa con la centralita virtual.

Gracias a una preconfiguración, la centralita virtual contiene toda la numeración de la empresa y la información acerca de cómo debe gestionar cada llamada. Con todo, cada vez que un cliente llame a cualquiera de los números de tu empresa, la centralita virtual contesta la llamada y comprueba la información para saber cómo gestionarla. En base a todo esto, reproduce una locución de bienvenida u otra y envía la llamada a la extensión o extensiones adecuadas en cada momento.

Tipos de centralitas virtuales

Dependiendo de cómo se utilizan, podemos encontrar varios tipos de centralitas virtuales:

Centralita virtual: Este tipo es el más tradicional de todos. Con ellas, las empresas tienen uno o varios números de teléfono y usan la centralita mediante teléfonos IP, aunque actualmente, también se han desarrollado apps y webphones para poder usarlas desde todos los dispositivos móviles.

Para poder teletrabajar con ellas sólo es necesario instalar un programa, llamado softphone, en el ordenador.

Centralita virtual móvil: aquella que los propios dispositivos smartphone son la extensión y pueden recibir llamadas. Permite atender llamadas de la centralita desde líneas móviles integradas de forma nativa en la centralita. Esta no depende de la conexión a Internet, ya que emplea la cobertura movil.

Esta se usa mucho cuando los trabajadores disponen de móviles de empresa o pasan mucho tiempo trabajando fuera de la oficina, como el caso de los comerciales.

Centralita analógica: es la más tradicional, la usada desde siempre, antes de existir Internet. Con ella se transfieren llamadas y se desvían hacia otros teléfonos conectados a ella de forma física.

Centralita analógica con extensiones VoIP: igual que las clásicas pero con sistema de trunk que puede convertir sus líneas en líneas VoIP.

Centralita IP: utiliza la tecnología de protocolo de Internet (IP) para gestionar y enrutar llamadas telefónicas. También es conocida como PBX IP (Private Branch Exchange). Funcionan a través de redes de datos IP, con conexión a Internet o redes privadas.

Ventajas de la centralita virtual para las empresas y negocios

Gracias a las centralitas virtuales se puede automatizar las llamadas que se reciben en el lugar de trabajo. También se pueden transferir a la persona encargada de gestionar la petición de cada usuario que llame a la empresa, lo cual ahorra tiempo. Permite la personalización de la atención telefónica.

Con una centralita virtual podrás establecer un mensaje de bienvenida para los usuarios, pudiendo aprovecharlo para informar de asuntos como el horario, dias de descanso, etc. También puedes establecer música en espera, configurar desvíos inteligentes u ofrecer menú de opciones IVR, entre otros.

Por último, al ser virtual no necesitas de aparatos extra. La puedes gestionar desde tu propio ordenador, tablet o móvil. Al estar alojada en la nube, no son necesarios aparatos físicos extra (a diferencia de las centralitas tradicionales). Por ello, no es necesario un mantenimiento de los aparatos. De hecho es tu operador de telefonía quien se encarga de que siempre funcione.

¿Qué necesito para tener una centralita virtual?

Para responder a esta pregunta hemos consultado a los profesionales de Penta Tres60, Distribuidores de Telefonía en Alicante. Ellos nos confirman que si tienes una pyme o negocio y necesitas una centralita virtual, es fundamental disponer de:

Conexión a Internet. Para ello, la mejor opción es fibra óptica. Aunque también funciona con ADSL, WIMAX, 4G y 5G.

Equipos telefónicos y derivador. App para móviles, teléfonos IP, Web phone o Adaptadorwa ATA VoIP.

Con todo, ha llegado el momento de que contactes con un consultor experto en digitalización de empresas y negocios para dar el salto e incorporar a tu negocio una centralita virtual. Estamos seguros que, una vez que la pruebes no te arrepentirás.